Die Pandemie hat das Arbeiten im Homeoffice stark zunehmen lassen. Ist der Arbeitsplatz nach Hause verlagert, entstehen den Heimarbeitern häufig zusätzliche Kosten. Dienstgeber gleichen das unterschiedlich aus. Ab 2021 können sie eine Homeoffice-Pauschale von bis zu EUR 300,– steuerfrei ausbezahlen. Die Neuregelung gilt vorläufig bis 2023.
Wie man im Homeoffice Steuern spart
Arbeitgeber können Heimarbeit nicht einseitig anordnen. Arbeitnehmer wiederum haben keinen Rechtsanspruch auf das Arbeiten von zu Hause. Daher ist eine Homeoffice-Vereinbarung abzuschließen. Darin ist üblicherweise auch geregelt, dass „Heimwerker“ die Kosten ersetzt bekommen, die ihnen zusätzlich entstehen, weil sie in den eigenen vier Wänden arbeiten.
Pauschal bis zu EUR 300,– steuerfrei vom Arbeitgeber
Unternehmen können nun ab 2021 bis zu EUR 3,– pro Homeoffice-Tag steuer- und sozialversicherungsfrei an ihre Mitarbeiter auszahlen. Als Homeoffice-Tag gilt jeder Tag, an dem der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit ausschließlich in der eigenen Wohnung ausübt. Der Pauschalbetrag steht für maximal 100 Tage jährlich zu. Bis zu EUR 300,– dürfen somit pro Jahr steuerfrei in die Geldbörse des Dienstnehmers fließen. Was Dienstgeber dabei beachten müssen: Die Anzahl der Homeoffice-Tage ist im Lohnkonto zu erfassen, um eine Überprüfung möglich zu machen. Die Lohnkontenverordnung wird in diesem Sinne geändert werden. Klargestellt hat der Gesetzgeber: Überlassen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern für die berufliche Tätigkeit zu Hause digitale Arbeitsmittel, ist deren Wert nicht zu versteuern.
Wichtig für alle Dienstnehmer, denen mehrere Arbeitgeber Homeoffice-Pauschalen und damit mehr als EUR 300,– Euro pro Kalenderjahr zahlen: Der diese Schwelle übersteigende Betrag zählt als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Er ist in der Steuererklärung anzuführen.
Homeoffice und Werbungskosten
Manche Arbeitnehmer bekommen vom Arbeitgeber keine (oder eine nicht kostendeckende) Homeoffice-Pauschale. Sie können die ihnen entstandenen Kosten als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Wer hingegen eine steuerfreie Homeoffice-Pauschale bekommt, muss seine Ausgaben für digitale Arbeitsmittel im Homeoffice natürlich um den erhaltenen Betrag kürzen. Zu diesen Ausgaben zählen etwa anteilige Kosten für Internet, Computer und Drucker.
Eine Sonderregelung gibt’s für ergonomisches Mobiliar (vor allem Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung), das extra fürs Homeoffice angeschafft wird. Wie lange auch immer dieses Mobiliar genutzt wird: Ein Höchstbetrag von insgesamt EUR 300,– pro Kalenderjahr ist in jedem Fall absetzbar. Das gilt aber nur, wenn der Arbeitnehmer zumindest 26 Tage pro Jahr im Homeoffice tätig war.
Komplizierter wird es, wenn die Ausgaben für das Mobiliar über diesem Höchstbetrag liegen. Dann lassen sich die übersteigenden Kosten erst in den Folgejahren absetzen, jeweils bis zur Obergrenze von EUR 300,–. Wer übrigens schon 2020 einen Bürostuhl oder Ähnliches fürs Homeoffice erworben hat, kann seine Ausgaben sogar rückwirkend geltend machen – bis zu einem Höchstbetrag von EUR 150,–. Das senkt dann allerdings den Maximalbetrag für 2021!
Zahlt der Dienstgeber weniger als EUR 3,– Pauschale pro Homeoffice-Tag, dann kann der Dienstnehmer die Differenz als Werbungskosten ansetzen. Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet 2021 insgesamt 120 Tage im Homeoffice. Von seiner Firma erhält er nur EUR 100,– als Kostenersatz. In der Steuererklärung 2021 kann er daher pauschal EUR 200,– (EUR 300,– minus EUR 100,–) als Werbungskosten geltend machen. Den anderen, „generellen“, Werbungskostenpauschalbetrag von zusätzlich EUR 132,– kürzt das nicht.
Wichtig für alle Heimarbeiter, die ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer nutzen: Hierfür gelten unverändert alle bisherigen Regelungen. Das Zimmer muss jedoch praktisch ausschließlich beruflich genutzt und Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit sein!