Die Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Corona Virus stellen viele Gesellschaften vor Herausforderungen bei der Erfüllung ihrer gesellschaftsrechtlichen Verpflichtungen. Zu diesen zählt unter anderem die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und Sitzungen, welche zumeist die persönliche Anwesenheit der Teilnehmer erforderlich machen. Der Gesetzgeber hat hier reagiert und zeitlich befristet bis Jahresende 2020 die virtuelle Abhaltung von Versammlungen auch ohne gesellschaftsvertragliche Grundlage für zulässig erklärt.
Virtuelle Gesellschafter-Versammlungen – Corona-Ausnahmelösung oder Zukunftsmodell?
Das Gesellschaftsrecht sieht grundsätzlich vor, dass bei Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern die Teilnehmer physisch anwesend sein müssen. Nur wenn entsprechende Regelungen im Gesellschaftsvertrag vereinbart wurden, durften solche Versammlungen bereits bisher virtuell und ohne unmittelbare Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Wurden keine entsprechenden gesellschaftsvertraglichen Vorkehrungen getroffen, führte die virtuelle Abhaltung von Versammlungen und Sitzungen zur Ungültigkeit und die darin gefassten Beschlüsse konnten als nichtig angefochten werden. Somit standen zahlreiche Unternehmen plötzlich vor der Herausforderung, einerseits ihren gesetzlichen Gesellschaftsverpflichtungen nachzukommen und andererseits die Beschränkungen aufgrund der Corona Epidemie einzuhalten.
Der Gesetzgeber hat die Problematik erkannt und mit dem COVID-19-GesG die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Abhaltung von virtuellen Versammlungen auch ohne gesellschaftsvertragliche Grundlage geschaffen. Die notwendigen Details zur Umsetzung solcher Versammlungen wurden schließlich mit der gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung geregelt. Sowohl das COVID-19-GesG als auch die COVID-19-GesV gelten vorerst nur befristet bis zum 31.12.2020.
Die gesellschaftsrechtlichen Erleichterungen gelten dabei für alle Gesellschaftsformen, somit auch für Privatstiftungen, Vereine und Genossenschaften sowie für alle Arten von gesellschaftsrechtlichen Sitzungen (zB. Aufsichtsratssitzungen, Gesellschafterversammlungen, Beiratstreffen etc).
Nach der Verordnung müssen bei einer virtuellen Versammlung die Teilnehmer mittels akustischer und optischer Zweiweg-Verbindung in Echtzeit verbunden werden und jeder Teilnehmer muss die Möglichkeit haben, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen. Im Wesentlichen wird damit die Abhaltung einer Videokonferenz verlangt. Für den Fall, dass einzelne Teilnehmer nicht über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen, sieht die Verordnung vor, dass diese ausnahmsweise nur akustisch, also beispielsweise per Telefon, zugeschalten werden können. Diese Ausnahme darf allerdings maximal die Hälfte der Teilnehmer betreffen.
Die Entscheidung, ob und in welcher Form eine virtuelle Versammlung stattfinden soll, ist von jenem Organ zu treffen, das die Versammlung nach Gesetz oder Gesellschaftsvertrag einzuberufen hat, also Aufsichtsratsvorsitzender, Vorstand oder Geschäftsführung. Es müssen sowohl die Interessen der Gesellschaft als auch jene der Teilnehmer angemessen berücksichtigt werden.
Zu überlegen ist vorab, welches Tool für die Abhaltung der Videokonferenz verwendet werden soll, ob alle Teilnehmer über die notwendigen technischen Voraussetzungen (Laptop, Smartphone, Internetverbindung) verfügen, wie die Identität der Teilnehmer festgestellt werden kann und wie insbesondere die Beschlussfassung erfolgen soll. Unter Umständen kann für einen reibungslosen Ablauf auch die Durchführung eines Testlaufs empfehlenswert sein. Als Tools kommen grundsätzlich alle gängigen Videokonferenzsysteme in Frage, wie beispielsweise Skype, Microsoft Teams oder Zoom.
Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme sind den Mitgliedern spätestens bei der Einberufung bekanntzugeben. Für die Einberufung bestehen keine Sondervorschriften aufgrund der Verordnung. Es gelten daher die bisherigen gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen.
Sollen Beschlüsse gefasst werden, bei denen die Mitwirkung eines Notars benötigt wird, so ist dies ebenfalls über elektronische Kommunikationsmöglichkeiten zulässig.
Kommt es während der virtuellen Versammlung zu einer Kommunikationsstörung, sind Beschlüsse nur dann anfechtbar, wenn die Gesellschaft daran ein Verschulden trifft.
Sonderregelungen zur virtuellen Abhaltung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft
Eine besondere Herausforderung kann eine virtuelle Versammlung darstellen, wenn sehr viele Teilnehmer zugeschalten werden sollen. Da grundsätzlich jedem Teilnehmer die Möglichkeit gegeben werden muss, sich zu Wort zu melden. Die Verordnung hat daher für die Hauptversammlung von Aktiengesellschaften, an der in der Regel eine Vielzahl von Aktionären teilnehmen, Sonderbestimmungen getroffen. In diesem Fall ist es zulässig, wenn die Aktionäre die virtuelle Versammlung nur optisch und akustisch, beispielsweise in Form eines Live-Streams, mitverfolgen können, sich aber nicht unmittelbar zu Wort melden oder abstimmen dürfen. Den Aktionären muss jedoch eine alternative Möglichkeit eingeräumt werden, um Ihre Frage- und Abstimmrechte auszuüben. Eine solche Möglichkeit wäre beispielsweise eine Chatfunktion oder die elektronische Übermittlung von Anträgen und Fragen während eines bestimmten Zeitfensters und die anschließende Verlesung durch den Vorsitzenden. Für die Abstimmung kommt der Einsatz einer spezielle Abstimmungssoftware oder die nachträgliche Abstimmung per Brief in Frage.
Für börsennotierte Gesellschaften, Gesellschaften deren Aktien über ein multilaterales Handelssystem gehandelt werden und Gesellschaften mit mehr als 50 Aktionären sieht die Verordnung zusätzliche Erleichterungen vor. In diesem Fall kann die Hauptversammlung auch nur übertragen werden, ohne dass den Aktionären unmittelbare Interaktionsmöglichkeiten eingeräumt werden. Die Stimm-, Antrag- und Widerspruchsrechte werden in diesem Fall von sogenannten Stimmrechtsvertretern ausgeübt. Es müssen dabei zumindest vier unabhängige Vertreter bestellt werden, von denen mindestens zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen.
Die virtuelle Generalversammlung von Genossenschaften und Vereinen
Auch bei den Generalversammlungen von Genossenschaften und Vereinen sieht die Verordnung vor, dass die Übertragung ohne Zweiweg-Verbindung ausreichend ist, wenn die Möglichkeit der Abgabe von Wortmeldungen und die Stimmabgabe auf andere Weise gewährleistet wird.
Sofern die Abhaltung einer virtuellen Versammlung nicht möglich ist, ist es für Vereine und Genossenschaften sogar gestattet, eine schriftliche Abstimmung anstelle einer Generalversammlung durchzuführen. Ebenfalls für zulässig erklärt wurde die Ausübung der Mitgliedsrechte in elektronischer Form. Beispielsweise durch eine Stimmabgabe per E-Mail, welchem ein Scan eines Lichtbildausweises angeschlossen wurde.
Da durch das COVID-19-GesG die Achtmonatsfrist zur Abhaltung der ordentlichen Haupt- bzw. Generalversammlung auf zwölf Monate verlängert wurde und die Nichtabhaltung der quartalsweisen Aufsichtsratssitzungen vorerst sanktionslos gestellt wurde, besteht anstatt der virtuellen Versammlungsabhaltung selbstverständlich auch die Möglichkeit die Versammlungen bzw. Sitzungen auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.
Liegen die technischen Voraussetzungen vor bzw. wurden diese im Zuge der Corona Krise geschaffen, könnte überlegt werden, die Abhaltung von Versammlungen auch in Zukunft virtuell zu gestalten. Die Vorteile einer solchen Variante bieten sich insbesondere, wenn die Teilnehmer gewöhnlich eine weite Anreise haben oder sich die Terminfindung schwierig gestaltet.
Da die besonderen gesetzlichen Regelungen nur befristet gelten und mit 31.12.2020 wieder außer Kraft treten, müssen für die Beibehaltung dieser Versammlungsvariante aber jedenfalls entsprechende Regelungen in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden.
Für Detailfragen stehen Ihnen Ihre CONSULTATIO-Berater selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung!
>> Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz
>> Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung