Mit 1. April 2017 ist die zweite Stufe der Registrierkassenpflicht in Kraft getreten. Derzeit häufen sich die Meldungen, dass die Finanzpolizei die Erfüllung der neuen formalen Vorgaben für die Registrierkassen konsequent kontrolliert.
Registrierkassenpflicht: So kontrolliert die Finanz
Seit 1.4.2017 muss jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulation ausgestattet sein. Nun wird genauer hingeschaut. Wir haben für Sie zusammengefasst, wie die Prüfer vorgehen und worauf besonders geachtet wird:
Was wird eruiert?
- Wird die Registrierkassenpflicht inklusive Manipulationsschutz erfüllt? Das heißt: Sind die Kassen sowie die Sicherheitseinrichtung ordnungsgemäß registriert?
- Wird die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht eingehalten? Wurde für alle betriebenen Kassen der sogenannte Null-Beleg ordnungsgemäß erstellt und somit jede Kasse gesetzeskonform in Betrieb genommen?
In einer standardisierten „Niederschrift über die Nachschau“ finden sich beispielsweise folgende Kriterien und Fragestellungen, auf die sich Registrierkassenbetreiber vorbereiten sollten:
Allgemeines:
- Werden Einzelaufzeichnungen über die Bareinnahmen geführt?
- Wird eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen?
- Werden Barumsätze mit einer Registrierkasse oder elektronischem Aufzeichnungssystem erfasst?
- Werden für alle Barzahlungen Belege erstellt und den Kunden übergeben?
- Haben die Barumsätze des Betriebes bisher netto mehr als 7.500 € betragen?
- Haben die Gesamtumsätze des Betriebes bisher netto mindestens 15.000 € betragen.
- Wurden beide Grenzen für die Registrierkassenpflicht erreicht? Wenn ja, in welchem UVA-Zeitraum?
- Gibt es auch Umsätze außerhalb der Betriebsstätte („mobile Umsätze“)?
- Gibt es weitere Betriebe oder Betriebsstätten?
- Wie erfolgt die Übertragung der Aufzeichnungen in die Buchhaltung?
Datenerfassungsprotokoll / Journal:
- Gibt es ein elektronisches Datenerfassungsprotokoll (DEP)?
- Kann das Datenerfassungsprotokoll auf einen Datenträger exportiert werden? Hinweis: Der Datenträger ist vom Unternehmen bereitzustellen.
Datensicherung:
- Wird das Datenerfassungsprotokoll regelmäßig auf einem externen Medium gesichert?
Belegerteilungspflicht:
Die an die Kunden übergebenen Belege (Zahlungsbelege, Rechnungen) müssen beinhalten:
- Eindeutige Bezeichnung des Betriebes
- Fortlaufende Nummer
- Datum der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung/ Art und Umfang der sonstigen Leistungen
- Gesamtbetrag der Barzahlung
Bei den derzeit durchgeführten Kontrollen handelt es sich laut Finanzministerium in erster Linie um - von Finanzbeamten - durchgeführte formelle Kontrollen. Im Wesentlichen wird eruiert, ob die Registrierkassenpflicht inklusive Manipulationsschutz erfüllt wird bzw. ob bei fehlendem Manipulationsschutz beim Kassenhersteller bis 15. März 2017 ein entsprechender Auftrag zur Beschaffung erteilt wurde.
Für das 3. Quartal 2017 hat die Finanz vermehrt materielle Prüfungshandlungen bei Umsatzsteuersonderprüfungen angekündigt. Ab 2018 sollen Registrierkassenprüfungen standardmäßig im Rahmen von Betriebsprüfungen erfolgen.