Es mag sein, dass die Anforderungen an eine elektronische Registrierkassa und korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen durch all die zusätzlichen Belastungen rund um die Corona-Pandemie bei manchen Unternehmen etwas in den Hintergrund getreten sind. Jedenfalls ist das der Eindruck der Finanzpolizei, die hier nun Schwerpunkte der Überprüfung setzen wird.
Prüfung elektronischer Registrierkassen und korrekter Arbeitszeitaufzeichnungen
Registrierkassenprüfung
Bei gut 67 % der überprüften Registrierkassen im abgelaufenen Jahr wurden Verstöße festgestellt und zur Anzeige gebracht. Diese reichen auf der Seite der Hardware von einem gänzlichen Fehlen einer Registrierkasseneinheit oder deren Nichtbenutzung bis zur mangelhaften technischen Voraussetzung (zB „Registrierkassensicherheitseinrichtung derzeit nicht verbunden“). Besonderes Augenmerk gilt den Registrierkassenbelegen, die als Monatsbeleg ausgedruckt und aufbewahrt werden müssen sowie dem Jahresbeleg, der über die Belegcheck-App bis zum 15.2.2023 an das Finanzamt hochgeladen werden muss. Im Rahmen von Mystery Shopping und Beobachtung von Geschäftsvorgängen wird auf die Belegerteilungspflicht („Brauchen’s a Rechnung...“) besonders geachtet. Verstöße dieser Art stellen eine Finanzordnungswidrigkeit gem § 51 FinStrG dar und werden mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 5.000 geahndet. In Österreich besteht weiters eine – allerdings sanktionslose - Belegannahmeverpflichtung für den Kunden.
CONSULTATIO-TIPP: Gerade in der Weihnachtszeit mit hoher Kundenfrequenz werden solche Überprüfungen verstärkt durchgeführt werden. Es empfiehlt sich eine Registrierkassenmappe mit wichtigen Anleitungen (zB wie drucke ich einen Monatsbeleg/Jahresbeleg aus) bzw Informationen für die Mitarbeiter anzulegen, welche dem Kontrollorgan vorgelegt werden kann.
Arbeitszeitaufzeichnungen sind Dreh- und Angelpunkt vieler Überprüfungen
Ähnlich wie das Fahrtenbuch sind die Arbeitszeitaufzeichnungen eine der wesentlichen Grundaufzeichnungen, die sich ein Prüfungsorgan vorlegen lässt. Feine säuberliche Excel-Listen stellen in der Regel bereits „bearbeitete“ Aufzeichnungen dar, die wegen der besseren Lesbarkeit und Verarbeitung in der Lohnverrechnung angefertigt werden. Aber ehrlich, wie viele Bauarbeiter führen tatsächlich am Ende eines Arbeitstages ihre Stundenaufzeichnung elektronisch? Ist es nicht vielmehr der Vorarbeiter oder eine Bürokraft? Als Grundaufzeichnung gelten Arbeitszeitaufzeichnungen, die taggenau und nachvollziehbar sind und nicht als Aggregation oder Übertrag in eine Excelliste geführt werden. Dabei besteht im Falle der Übernahme der Aufzeichnungsarbeit durch den Arbeitgeber eine monatliche Kontrollpflicht des Arbeitnehmers, welche auch zu dokumentieren ist.
Bei lückenhaften, nicht nachvollziehbaren oder gänzlich fehlenden Grundaufzeichnungen kommt es nach dem Arbeitszeitgesetz zur kumulativen Strafwirkung. Das bedeutet einen Strafrahmen bei leichter Übertretung von EUR 72 bis EUR 1.815 je Dienstnehmer. Hinzukommen können dann noch eine Finanzordnungswidrigkeit und gegebenenfalls der Verlust der Kurzarbeitsförderung.
CONSULTATIO-TIPP: Es empfiehlt sich, den Grundaufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit erhöhte Aufmerksamkeit zu schenken.