Mit 1. April 2021 trat ein lang erwartetes Homeoffice-Gesetz der Bundesregierung in Kraft, das Arbeitgebern und Arbeitnehmern mehr Flexibilität und Planbarkeit sowie steuerrechtliche Vorteile bringen soll.
Arbeiten von zu Hause: Arbeitgeber müssen Homeoffice-Tage im Lohnkonto erfassen
Der steuerliche Teil des Gesetzespakets tritt sogar rückwirkend mit 1. Jänner 2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht der Unternehmen vor, bei ArbeitnehmerInnen die Anzahl der Homeoffice-Tage am Lohnkonto und am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen.
Dabei ist es unerheblich ob diese regelmäßig oder auch nur tageweise von zu Hause arbeiten. Beachten Sie allerdings, dass nur jene Tage als Homeoffice-Tage zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird. Nicht dazu zählen hingegen Mischtage, an denen teils im Homeoffice gearbeitet wird und teils Leistungen im Betrieb, Außendienst oder auf Dienstreisen erfolgen.
Um eine korrekte Erfüllung der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) gewährleisten zu können, raten wir Ihnen:
- Erfassen Sie die tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen datumsmäßig, beispielsweise durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen. Dadurch sind Sie für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet. Führen Sie diese Homeoffice-Aufzeichnung idealerweise ab 1. April 2021, spätestens aber ab 1. Juli 2021.
- Falls Ihre Lohnverrechnung von der CONSULTATIO durchgeführt wird: Teilen Sie uns bitte in Zukunft monatlich die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro ArbeitnehmerIn mit. Die Homeoffice-Tage des ersten Quartals (bzw. des ersten Halbjahres, wenn Sie von der Übergangsbestimmung Gebrauch machen) können Sie dabei im Schätzungswege ermitteln.
Die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage besteht unabhängig davon, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale Gebrauch machen oder nicht. Diese beträgt bis zu EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von ArbeitnehmerInnen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.
Für Rückfragen steht Ihr CONSULTATIO-Personalverrechnungsteam sehr gerne zur Verfügung.